忘年会の案内文ってどう書けばいい？社内用におすすめの書き方が知りたい！

年に一度、一番盛り上がると言ってもいい忘年会。

そんな忘年会はしっかりとアナウンスすることも大切。

その為には案内文が必要なわけですが、案内文なんてどう書けばいいのか分からないという方も多いかもしれませんね。

社内用の忘年会案内文となれば、そんなに硬くなる必要もありません。

ただ、例え社内だけだとしてもある程度の書き方があります。

そこで今回は、社内で忘年会の案内文を送りたいという方におすすめの書き方についてご紹介します！

幹事の方はぜひ参考にしてくださいね！

忘年会の案内文ってどうすればいい？社内用の書き方

それでは早速、忘年会の案内文の書き方についてご紹介しましょう！

くだけすぎた表現はNGですが、それでも他社とのやり取りほど気を使う必要もありません。

肩の力を抜いて作ってみてくださいね。

必要な事

まずは必ず書かなければいけないことについてご紹介しましょう。

・いつやるのか

・どこでやるのか

・会費はいくらか

・幹事は誰で、どこへ連絡すればよいのか

この4つは絶対に必要です。

それではこのことを踏まえて書き方をご紹介しましょう。

出だし

いきなり必要事項だけかき出すのはいくらなんでも失礼ですので、日々のねぎらいの言葉や、なぜ忘年会を開くのかといったことをまずは書きましょう。

「○○会社　忘年会のご案内

日々の業務お疲れ様です。

さて早速ではありますが、今年も残り少なくなりましたので、忘年会を企画いたしました。

詳しい日程などは下記の通りです。

楽しい催し物や、景品などもご用意しております。

お忙しい時期とは思いますが、ぜひご参加いただけたらと存じます。」

「忘年会のご案内

皆さま、日々の業務お疲れ様です。

今年も残り少なくなり、忘年会の季節がやってきました。

親睦や交流を兼ねた忘年会を、今年は○○が幹事となり企画させていただきます。

詳しい日時などは下記の通りとなります。

お忙しい時期とは存じますが、楽しい会にしようといろいろと準備しておりますので、ご予定の合う方はぜひご参加くださいますようお願いいたします。

また、お手数ではございますが、各部署ごとの出欠表を代表者の方は○○部へ○月○日までに提出していただきますよう、よろしくお願いいたします。」

こういった文章で構いません。

手紙であってもメールであっても使えるのではと思います。

必要事項の記入

次に日時や場所などの必要事項を具体的に記入していきます。

・日時

いつ行うのかという事、そして受付があるのなら何時から受付で何時からスタートなのかを記入しましょう。

・場所

例えば、その会社であれば「○○会社社内　○階　○○室」と言った記述でもかまいません。

別の場所で行うようであれば、具体的な住所、電話番号も載せましょう。

・会費

はっきりと記入してください。

もし会費がないのなら「なし」と書いておきましょう。

・地図

場所につながるのですが、地図は会費の後に持ってくるようにしましょう。

駐車場情報なども乗せておくと◎です。

ただ、自社で行うようでしたら不要です。

・注意事項

例えば車で来るのなら飲酒は厳禁と言ったことや、時間厳守といった注意事項を書いてください。

・幹事について

幹事の所属部署、名前、連絡先を記入しましょう。

出だしで出欠について触れていない場合は、ここで書くようにしてください。

案内状の注意事項

それでは案内状を書く時のちょっとした注意事項についてご紹介しましょう。

案内はできるだけ早く

年末年始は忙しい方も多いので、場所や時間などが決まったらできるだけ早く案内を出すようにしてください。

出欠をとることも考えて、遅くとも1カ月前には通知しておきたいですね。

出欠表について

出欠表は相手に作らせるのではなく、幹事が作るようにしましょう。

例えば、手紙で送るのなら出欠表を代表者の手紙につけて送るようにしてください。

その際は代表者の方に一言声をかけてくださいね。

手紙を回覧板のようにして各部署に回すのもおすすめです。

表にしなくてもだれが来るのかをメールで送ってもらうのもOKです。

幹事さんが管理しやすいようにしてくださいね！

キッチリ管理して、楽しい忘年会を！

幹事さんはいろんな事をしなければならないのでとても大変。

だからこそ、キッチリと皆さんに内容を伝えて、出欠を管理するのがとても大切です。

ぜひ今回ご紹介した案内状の内容を参考に、幹事としてのお仕事を頑張ってくださいね！